WIE FUNKTIONIERT’S?
WIE FUNKTIONIERT’S?
Bei den Scanprofis haben Sie verschiedene Möglichkeiten, damit Sie Ihre Unterlagen rasch möglichst digitalisiert bekommen. Sie können Ihr Anliegen über das Kontaktanfrage-Formular platzieren oder direkt bei unserem Beraterteam Ihr Anliegen formulieren. Wichtig dabei ist, dass Sie das Beleggut und dessen Umfang beziffern können und, welche Leistungen Sie in Anspruch nehmen möchten. Sei dies schwarz-weiss oder farbig, die Auflösung selbst sowie welche Zusatzdienstleistungen Sie in Anspruch nehmen möchten. Daraus lässt sich dann ein Angebot erstellen, welches Sie zeitnah von uns erhalten.
IHRE VORTEILE
In der Zusammenarbeit mit den Scanprofis haben Sie den Vorteil, alles aus einer Hand zu erhalten, sei dies von der Angebotsstellung, über die Abholung, die Umsetzung bis hin zur fachgerechten Vernichtung des Beleggutes. Dabei stehen bei uns Sicherheit und Vertrauen an oberster Stelle.
AUFFINDBARKEIT
DER DATEN
Mittels Scanning und Digitalisierung der physischen Dokumente lassen sich die digitalen Daten bestens abspeichern und wiederfinden, sei dies mit einer OCR-Erkennung, welche die Suchfunktion unterstützt oder durch die Beschriftung der Dateien sowie einer Indizierung.
PLATZERSPARNIS
Wer kennt sie nicht, die Ordner mit Akten und Dokumenten, welche in fast jedem Büro aus verschiedenen Gründen in Regalen, Schränken, Räumen oder Kellern gelagert und archiviert werden; sei dies für ein paar Monate, ein Jahr oder revisionsbedingt für mehrere Jahre?
Durch die grösstenteils bestehenden physischen Archive und die ständige Zunahme von Papierbergen bei Projekten und Abläufen, trotz digitalem Zeitalter, sind auch immer mehr Mitarbeitende mit der Suche nach bestimmten Dokumenten, statt mit deren Bearbeitung beschäftigt. Nicht selten übersteigt die Papierflut die räumlichen Kapazitäten im Unternehmen. Die Lösung für dieses Problem bieten die Scanprofis mittels dem Scannen und Digitalisieren von Papierdokumenten.
SICHERHEIT
Sicherheit steht bei uns nicht nur in der Verarbeitung im Vordergrund, sondern auch im steten Umgang mit Ihrem Beleggut. Alle Daten und Informationen, die im Rahmen des Digitalisierungsangebots der Scanprofis verarbeitet werden, unterliegen dem Postgeheimnis sowie den allgemeingültigen Datenschutzbestimmungen. Im Rahmen der Verarbeitung gewährleisten die Scanprofis einen sicheren Transport in speziellen Datenschutzcontainern. Darüber hinaus schaffen spezifische Vereinbarungen mit unseren Mitarbeitenden und mehrfache Sicherungsmassnahmen in den Arbeits- und Archivräumen ein Höchstmass an Diskretion und Sicherheit. Darf der Archivstand seinen Standort nicht verlassen, führen die Scanspezialisten die Digitalisierung mittels mobiler Scanstation auch bei Ihnen vor Ort durch. Sind die Dokumente einmal digitalisiert und werden nicht mehr benötigt, übernimmt die Vernichtung der Unterlagen ein externer, einheimischer Spezialist im Auftrag.
ERHALT VON HISTORIE
Wer kennt dies nicht, wenn man beispielsweise für ein Firmenjubiläum oder für die Entwicklung von Dienstleistungen einen Blick in die Vergangenheit werfen möchte? Oftmals steht man dann vor einem Berg von Unterlagen und weiss nicht so recht wo man anfangen soll bzw. wo nun was wirklich in den vielen Ordnern oder Archivschachteln abgelegt ist. Meistens ist dann der Zeitfaktor der grösste Feind. Vorab gescannte Unterlagen erleichtern einem das Auffinden der nötigen Informationen und sichern so einen raschen Zugriff darauf.
WIE UNSER PROZESS FUNKTIONIERT, ZEIGEN WIR HIER!
In wenigen Schritten gelangen Sie vom Angebot bis hin zum fertigen Produkt und können sich dabei voll und ganz auf Ihre Kernkompetenzen fokussieren. Dies spart Zeit und Geld.
PROZESS STARTEN
Angebot
Zuerst nehmen wir Ihre individuellen Anforderungen und Wünsche in einem persönlichen Gespräch auf und bieten Ihnen ein auf Ihre Bedürfnisse abgestimmtes Angebot für Ihr Scangut.
Abholung
Im nächsten Schritt holen wir Ihre Akten, Dokumente, Pläne oder Bücher mit unseren eigenen Kurieren bei Ihnen ab.
Auf Wunsch auch mit speziell gesicherten Fahrzeugen. Oder Sie bringen Ihr Scangut direkt selbst zu uns. Beides ist möglich.
Vorbereitung Scannen
Sobald Ihre Unterlagen bei uns in der Produktion angekommen sind, werden Ihre Dokumente durch unser geschultes Personal für das Scannen vorbereitet. Dies kann das Entfernen von Büroklammern, Tackernadeln, Klarsichtfolien, Post-its und weiteren angebrachten Notizen, die ein barrierefreies und schnelles Scannen behindern würden, beinhalten.
Scannen und Digitalisieren
Im Anschluss an die Vorbereitung folgt der wichtigste Teil, nämlich das Scannen und Digitalisieren der Unterlagen. Dabei beistimmen Sie in welcher Auflösung dies geschieht. Natürlich können Sie auch wählen ob in schwarz-weiss oder farbig gescannt wird
Zusatzleistungen
Nach dem Scannen können Sie die Daten mittels OCR-Technologie versehen, damit nach Begriffen gesucht werden kann oder die gescannten Daten werden gemäss Ihren Wünschen sortiert, gekennzeichnet oder indiziert.
Zusendung der Daten
Sie erhalten die digitalisierten Dokumente in den gängigen Dateiformaten wie PDF, PDF/A, TIFF, JPEG. Nach erfolgreicher Digitalisierung stellen wir Ihre Daten auf Ihrem Wunschmedium zur Verfügung. Dies kann ein USB-Stick, eine HardDisk, ein SFTP-Server oder eine andere Option sein.
Vernichtung oder Rücktransport Ihrer Dokumente
Auf Wunsch transportieren wir Ihre Dokumente nach dem Scannen
und Digitalisieren zu Ihnen wieder zurück oder kümmern uns um eine
fachgerechte Vernichtung der Unterlagen.
HABEN SIE FRAGEN? HIER FINDEN
SIE DIE PASSENDEN ANTWORTEN.
Für Ihre Fragen können Sie gerne unser FAQ nutzen oder ganz einfach auch unser Team der Kundenberatung kontaktieren. Sie haben die Wahl.
